LZPD Podcast-E Anlage 1

1. Einleitung 

Der Polizei NRW gehören rund 56.000 Beschäftigte an, davon ca. 40.000 Polizeivollzugsbeamtinnen und Polizeivollzugsbeamte an. Als großer Arbeitgeber mit Entwicklungsmöglichkeiten gilt die Polizei auch für verschiedene Berufsgruppen im Tarifbereich (Regierungsbeschäftigte) und für Verwaltungsbeamtinnen und -beamte als attraktiver Arbeitgeber. Bedingt durch Neueinstellungen, Versetzungen oder Umsetzungen besteht fortwährend der Bedarf, neue Mitarbeitende auf ihren Arbeitsplätzen einzuarbeiten. Bei der Einarbeitung ist dabei zu unterscheiden, ob die neuen Beschäftigten innerhalb der Behörde den Arbeitsplatz wechseln, die Polizeibehörde wechseln oder von außerhalb eingestellt werden. Im Ergebnis soll eine gute Einarbeitung dazu führen, die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Dienststelle zu integrieren und sie schnell an ihre Aufgaben heranzuführen um sie zügig zu kompetenten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern einzuarbeiten. Unsicherheiten auf Seiten der neuen Mitarbeitenden entstehen so erst gar nicht oder können schnell abgebaut werden. Auch wenn dieser Prozess durch die Personalabteilung und Kolleginnen und Kollegen aus dem eigenen Arbeitsbereich unterstützt wird, obliegt die Koordination und Verantwortung der Einarbeitung den unmittelbar vorgesetzten Führungskräften. 

2. Personenkreis 

2.1 Neueinstellungen Für neue Mitarbeitende, die von außerhalb in die Polizei NRW kommen, stellen neben der neuen Aufgabe u. a. die Organisationsstruktur und die vielen polizeispezifischen Begrifflichkeiten eine besondere Herausforderung dar. Es ist wichtig, eine Willkommenskultur für die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen, um eine schnellstmögliche Integration und Identifikation zu ermöglichen. Das Ziel ist, möglichst frühzeitig die Grundlage für eine langfristige Bindung an die Organisation schaffen. 

2.2 Versetzungen 

Versetzungen aus persönlichen Gründen oder aus Gründen der beruflichen Weiterentwicklung oder die Übernahme des ersten Amtes nach abgeschlossener Ausbildung führen dazu, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Behördenwechsel vornehmen. Auch wenn ihnen grundsätzlich der Aufbau, die Gepflogenheiten und die Kultur innerhalb einer Polizeibehörde vertraut sind, müssen sie sich in neue Behördenstrukturen und neue Aufgabenbereiche einarbeiten. Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Anlage 1 2 

2.3 Umsetzungen Bei behördeninternen Umsetzungen kennen die neuen Mitarbeitenden bereits die Behörde und auch die Ansprechpartner innerhalb der Behörde. Sie müssen sich aber u. a. mit den internen Regelungen und Vorgaben sowie den neuen Kolleginnen und Kollegen und den Führungskräften vertraut machen. Erforderlichenfalls sind aufgabenspezifische Kenntnisse noch zu erweitern. 

3. Einarbeitung 

3.1 Behördenspezifische Einführungsmappe Eine Einführungsmappe mit wichtigen grundsätzlichen Behördeninformationen ermöglicht es hinzuversetzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich bereits im Vorfeld aktiv auf ihr neues Umfeld vorzubereiten. Diese barrierefreie Mappe sollte ihnen am ersten Arbeitstag, ggf. sogar vorher, zugänglich gemacht werden. Die behördenspezifische Einführungsmappe könnte z. B. folgende Dokumente enthalten: 

· Aufbau der Landesverwaltung und Zugehörigkeit der Polizei innerhalb der Landesverwaltung,

· Informationen zum Behördenaufbau (Innenministerium, Landesoberbehörden, Kreispolizeibehörden) 

· Aufgaben der Behörde, 

· Sicherheitsprogramm und -bilanz, 

· Behördenleitbild, 

· Organigramm, 

· Informationen zur Arbeitszeit, 

· Informationen zur IT (Nutzung CNPol etc.), · Anfahrts- und Parkinformationen, 

· Hinweise auf Unterstützungsangebote (Soziale Ansprechpartner, Polizeiseelsorge usw.) 

· Übersicht zu zentralen Ansprechpartnern (z. B. Personalangelegenheiten, Technik) 

· Übersicht zu Vertretungen und Beauftragten (z. B. Extremismusbeauftragte, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte). Neben diesen behördeneinheitlichen Informationen können die jeweiligen Organisationseinheiten (OE) eigene, interne Mappen erstellen und übergeben. Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Anlage 1 3 3.2 

Organisatorische Vorbereitungen 

Zum ersten Arbeitstag sollten alle erforderlichen organisatorischen Vorbereitungen abgeschlossen sein, damit die neuen Mitarbeitenden einen vorbereiteten Arbeitsplatz vorfinden können. Die Aufgabenfelder und Funktionen in der Polizei NRW sind vielfältig und unterscheiden sich teilweise sehr von der Ausgestaltung und den Rahmenbedingungen. Die nachfolgenden Tätigkeiten sind daher exemplarisch genannt und nicht auf alle Arbeitsplätze identisch anzuwenden. Arbeitsplätze im Wachdienst differieren stark von den Arbeitsplätzen der Verwaltung und der Kommissariate. Zu den organisatorischen Vorbereitungen zählen insbesondere: 

· Technische Voraussetzungen schaffen (Rechner, Monitor, Tastatur, Maus), 

· NW-Kennung, E-Mail-Adresse (nur bei Neueinstellungen von außerhalb), 

· Telefon, 

· Laufwerks-/Programm- und Postfachberechtigungen, 

· Zeiterfassungskarte, 

· Zutrittskarte/Schlüssel, 

· Parkberechtigung, 

· Raum, 

· Büroausstattung/-Material, 

· FEM bereitstellen. 

Das bestehende Team ist über den Namen, den Arbeitsbeginn und die fachlichen Aufgaben der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu informieren. 

3.3 Ansprechperson 

Zu Beginn ist es sinnvoll neuen Mitarbeitenden eine Ansprechperson an die Seite zu stellen, die sie in der ersten Zeit begleitet und ansprechbar für Fragen ist. Soweit diese fachlich dieselben Aufgaben hat wie die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, können sie in der Einarbeitung die Führungskraft unterstützen. Die Verantwortung für die Einarbeitung bleibt aber bei der vorgesetzten Führungskraft. 

3.4 Der erste Arbeitstag 

Ein behördenfremder neuer Mitarbeiter1 sollte zu einer zuvor vereinbarten Zeit durch die Ansprechperson, z. B. am Eingang, Servicecenter/Empfang oder im Wachbereich abgeholt werden und in die neue Dienststelle begleitet werden. Am ersten Arbeitstag sollte sich die Vorgesetzte Zeit für ein ausführliches Einführungsgespräch mit dem neuen Mitarbeiter nehmen. Das Gespräch sollte möglichst störungsfrei stattfinden können. Neben einem ersten Kennenlernen sollen in dem Gespräch 1 Zur sprachlichen Vereinfachung wird im Folgenden von einer weiblichen Führungskraft und einem männlichen Mitarbeitenden ausgegangen. Ebenso möglich wären Situationen mit mehreren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Anlage 1 4 primär grundlegende und unumgängliche Informationen weitergegeben werden. Auch wichtige Informationen, die bereits mit der Behördenmappe verschickt wurden, können angesprochen werden. Weitere Informationen können in der Einarbeitungszeit und in Folgegesprächen vermittelt werden. Die Dauer des Einführungsgespräches ist so zu planen, dass neben den Themen, die die Führungskraft ansprechen möchte auch ausreichend Zeit für Fragen des neuen Mitarbeiters vorhanden ist. Themenvorschläge für das Einführungsgespräch: 

· Beruflicher Werdegang, 

· evtl. Vorkenntnisse, 

· Informationen zur Behörde (Behördenmappe), 

· Informationen zur OE, 

· Informationen zur fachliche Aufgabe/Arbeitsbereich, 

· Befugnisse und Verantwortung. Zeitnah zum Gespräch erfolgt die Vorstellung des neuen Kollegen innerhalb der eigenen OE. Bei Überprüfung bzw. Beschaffung der organisatorischen oder technischen Voraussetzungen (z. B. Laufwerkszuweisung, Zugangsberechtigungen) unterstützt die Ansprechperson erforderlichenfalls. Kennlerngespräche mit nächsthöheren Führungskräften finden entweder im Rahmen von Sammelbegrüßungen oder in Form von Einzelterminen statt, die zeitnah zum ersten Arbeitstag geplant werden sollten. 

3.5 Eckpunkte der fachlichen Einarbeitung 

Die fachliche Einarbeitung erfolgt über einen längeren Zeitraum. Ein detaillierter Einarbeitungsplan, in dem alle Aufgaben eindeutig und klar definiert mit Zuständigkeiten aufgeführt sind, dient als Orientierungshilfe/Rahmen. Der Zeitrahmen für die Einarbeitung ist im Vorfeld festzulegen. Sie hängt vom Aufgabenumfang und von den Vorkenntnissen des neuen Mitarbeiters ab. Zu Beginn der Einarbeitung wird der neue Mitarbeiter noch eng von seiner Ansprechperson und/oder den Kolleginnen und Kollegen begleitet. Je weiter die Einarbeitungsphase fortgeschritten ist, umso eigenständiger wird er. Je strukturierter die Einarbeitung geplant ist (z. B. wochenweise Arbeitspakete) umso erfolgreicher und schneller ist die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters möglich. Anhand eines Einarbeitungsplanes können Ziele und Zwischenziele formuliert werden, wichtige Fortbildungen identifiziert und besprochen und regelmäßige Gespräche (auch mit der Führungskraft) terminiert werden. Er gibt dem neuen Mitarbeiter letztendlich auch Klarheit über die übertragenen Tätigkeiten und die Erwartungen der Dienststelle. Einführung und Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Anlage 1 5 Der Einarbeitungsplan sollte in Abstimmung zwischen der Führungskraft, der Ansprechperson und den an der Einarbeitung beteiligten Kolleginnen und Kollegen erstellt werden. Die Federführung und Verantwortung liegt bei der Führungskraft. Die Vorgesetzte sollte zum Ende der Einarbeitungsphase noch ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter führen um zu erfahren, ob noch offene Fragen bestehen, die Einarbeitungsphase gegebenenfalls verlängert werden soll oder als plangemäß beendet betrachtet werden kann. 

4. Fazit 

Ein leistungsfähiges Team besteht aus kompetenten und zufriedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Der erste Schritt zum leistungsfähigen Team beginnt mit der strukturierten Einarbeitung. Mit dieser erlangen neue Mitarbeitende zielgerichtet die Kompetenz, um ihre Aufgaben fachlich korrekt und sicher ausführen zu können. Die zügige Integration in ein bestehendes Team schafft Zufriedenheit. Die Zeit, die in die Einarbeitung investiert wird, ist daher sinnvoll genutzt und zeigt langfristig und nachhaltig Wirkung

Fußnoten: Für die Audiofassung haben wir uns entschieden, auf Fußnoten weitestgehend zu verzichten. Zu finden sind alle Literaturhinweise, Querverweise und Quellenangaben vollständig in der schriftlichen Fassung.

Abbildungen: Abbildungen sind nur in der schriftlichen Fassung zu finden: 

Anlagen: Zu einigen Themen gibt es zusätzliche Anlagen z.B. Informationsbögen oder Vorlagen für Vereinbarungen. Diese sind nur in der schriftlichen Fassung zu finden.

Die schriftliche Fassung können Sie hier aufrufen.